档案数字化管理制度

档案数字化管理制度

一、引言

随着信息技术的快速发展，档案数字化已成为各行业档案管理的重要趋势。为规范档案数字化管理，提高数字化工作的效率和规范化程度，确保数字化档案的安全性和完整性，特制定本管理制度。

二、适用范围

本管理制度适用于公司各部门的档案数字化工作，包括纸质、照片、录音、录像等各类档案的数字化处理。

三、职责与分工

1. 档案部门：负责档案数字化的统筹规划、组织协调和监督检查。

2. 技术部门：负责提供技术支持和培训，确保数字化工作的顺利进行。

3. 各部门：负责提交需数字化的档案，并配合档案部门和技术部门完成数字化工作。

四、数字化流程

1. 收集与整理：各部门负责收集需数字化的档案，按照公司档案管理规定进行整理。

2. 数字化处理：技术部门根据档案类型和实际情况选择合适的数字化设备和技术，进行数字化处理。

3. 数据存储与备份：数字化后的数据需存储在安全可靠的数据存储设备中，并定期进行备份。

4. 数据利用与共享：根据工作需要，对数字化档案进行查询、检索、复制、共享等操作。

五、安全与保密

1. 数字化过程需遵循公司保密规定，确保数字化档案的安全性和保密性。

2. 对数字化档案进行加密处理，防止数据泄露和非法获取。

3. 建立完善的网络安全防护体系，防范网络攻击和病毒入侵。

4. 对工作人员进行安全教育和培训，提高安全意识和防范能力。

六、监督与考核

1. 档案部门负责对数字化工作的监督和指导，确保工作的规范化和高效性。

2. 技术部门定期对数字化设备进行检查和维护，确保设备的稳定性和可靠性。

3. 各部门需按时提交符合要求的档案材料，否则将按照公司规定进行考核和处理。

4. 对于数字化工作中出现的违规行为和不规范操作，将按照公司相关规定进行严肃处理。

七、附则

1. 本管理制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，由公司档案部门解释并制定补充规定。

2. 本管理制度最终解释权归公司档案部门所有。