1. 保护原件：数字化档案可以有效地保护原件，防止档案在频繁使用和环境中遭到磨损和损坏。通过将原件转化为数字化格式，可以减少对原始档案的依赖，同时也可以避免因意外丢失或损坏而造成的不可逆损失。
2. 提高查阅效率：数字化档案可以实现快速检索和查阅，极大地提高了档案利用的效率。传统的纸质档案管理方式往往需要花费大量时间和人力去查找相关信息，而数字化档案可以通过关键词、日期、作者等信息进行快速定位，提高查阅的准确性和效率。
3. 方便远程传输：数字化档案可以通过网络实现远程传输，使得不同地区、不同部门之间的信息共享变得更加便捷。这不仅可以提高信息利用的效率，还可以促进部门之间的协作和交流。
4. 易于备份和保存：数字化档案可以通过多种方式进行备份和保存，如云存储、硬盘备份等。这可以有效地防止档案因意外事件而丢失或损坏，确保档案的安全性和完整性。
1. 依赖信息技术：数字化档案的管理依赖于信息技术，如果遇到计算机硬件故障、软件故障或网络故障等问题，可能会对数字化档案的管理造成不利影响。因此，数字化档案管理需要有一定的信息技术保障措施。
2. 信息泄露风险：数字化档案的传输和查阅过程中存在一定的信息泄露风险。如果没有采取有效的安全措施，可能会造成档案信息的泄露，给个人或组织带来不必要的损失。
3. 格式兼容性问题：不同的数字化档案格式可能存在兼容性问题，这可能会导致在查阅或打印时出现格式错乱、乱码等问题。因此，在数字化档案管理过程中，需要注意选择通用的文件格式和字体，以避免兼容性问题。
4. 对工作人员的要求较高：数字化档案管理需要工作人员具备一定的计算机操作能力和档案管理知识。如果工作人员的操作不熟练或缺乏相关知识，可能会对数字化档案的管理造成不利影响。因此，需要对工作人员进行专业培训和技能提升。
